SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

AUTORA: VEGAS NOJUCKSY
C.I. Nº 19.078.088 

CONCEPTO DE SISTEMAS 

Un sistema es un conjunto de partes o elementos  organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supe sistema.

Es importante destacar que todo Sistema tiene un ciclo de vida, el cual se describe a continuación:

ü  NACIMIENTO: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema.

ü  DESARROLLO: Es cuando ya se entra en la fase de creación del sistema.

ü  MADUREZ: Es el mantenimiento del sistema realizado.

ü  DETERIORO O MUERTE: Es la extinción del sistema realizado.

Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si después de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa o por alguna condición en especial. 

CONCEPTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. 

Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Los Sistemas de Información, según Peña (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son:

§    Financieros

§    Administrativos

§    Humanos

§    Materiales

§    Tecnológicos

Entre los elementos de los Sistemas de Información tenemos:

-       Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.

-      Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.

-        Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

-   Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de allí que aparezca en línea de puntos).

-         Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.

-    Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

También podemos decir que un Sistema de Información es un conjunto de personas, registros de datos y actividades que procesan datos e información dentro de una organización.  

Los Sistemas de Información pueden ser:

•  Formales: Por ejemplo la información obtenida en un seminario, congreso, entre otros.
•   Informales: Por ejemplo aquella que surge de conversaciones con los clientes, proveedores, entre otros.

Dado que las empresas se mueven en un entorno cada vez más cambiante, resulta importante que los Sistemas de Información puedan adaptarse en forma oportuna y ágil a las condiciones del entorno, es por ello que la flexibilidad de los mismos resulta fundamental.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de Información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Se pueden distinguir cuatro grandes grupos considerados lógicos en un sistema: 

ü  Datos: 

La palabra datos proviene del latín datum (plural data) que significa “lo que se da”, en el sentido de “lo que acontece”. El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española dice que los datos son: “antecedentes necesarios para llegar al conocimiento exacto de una cosa o para deducir las consecuencias legítimas de un hecho”. Los datos suelen ser magnitudes numéricas directamente medidas o captadas, pero también pueden ser nombres o conjuntos de símbolos; o valores cualitativos; o fahses enteras, premisas, imágenes, sonidos, colores, entre otros. Los datos, como la información, se representan mediante secuencias de símbolos. Por ejemplo, en nuestra vida diaria representamos las palabras mediante letras tomadas de nuestro alfabeto. Éste es simplemente uno entre los muchos alfabetos existentes. En base a un alfabeto cualquiera que establecemos por un acuerdo cultural, podemos representar cualquier información compuesta de palabras y cantidades numéricas, y así el que lee entenderá al que escribe.

Desde un punto de vista más operativo, un dato consiste en una información que ha sido preparada, frecuentemente en un formato particular, para un propósito específico.

En el ámbito de la informática tiene tres acepciones diferentes.

En primer lugar, en un programa informático, los datos pueden distinguirse de las instrucciones. Por ejemplo, en el código fuente las declaraciones de datos son diferentes de las declaraciones ejecutables. Así, en el momento de la ejecución, el espacio de almacenamiento se divide entre los datos -ya sean constantes o variables- y las instrucciones. Y los archivos de datos se distinguen de los archivos de programa.

En segundo lugar, en el contexto de un programa individual o en el de un equipo de programas, dato puede usarse en un sentido más restrictivo significando la entrada de información -inputs- frente a los resultados o salida de la misma -outputs-; como es el caso de la definición de datos o su diseño.

Por último, y de manera más general, se usa la palabra dato para separarla cada vez más de otros aspectos de los programas modernos como la voz, el texto o la imagen. Este uso enfoca sobre la naturaleza altamente formateada de los datos en las aplicaciones tradicionales destinadas al proceso de datos, como concepto opuesto a estructuras más libres como el texto en lenguaje natural, las comunicaciones de voz y las imágenes visuales, muy típicas de aplicaciones en entorno visual y/o multimedia. 

ü  Información: 

Como tal, es un conjunto de datos relacionados por alguna estructura o alguna relación de tipo sintáctico. En general, se la considera un subconjunto dentro de los datos. 

ü  Conocimiento: 

Constituido por elementos de información con ciertos significados semánticos y se le suele considerar un subconjunto de la información. 

ü  Inteligencia:

 Es un conjunto específico de la información capaz de interpretar y gestionar otra. Es el subconjunto más interior del espacio total de datos.

Actualmente, los Sistemas de Información están ligados a muchos ámbitos, entre los que podemos indicar: 

- SISTEMA DE INFORMACIÓN CON LA COMUNICACIÓN. 

Los Sistemas de Información deben proporcionar información a las personas adecuadas, entonces podemos decir que lógicamente la comunicación es inherente a los Sistemas de Información. La información no comunicada a las personas adecuadas pierde efecto y sentido, dado que ésta debe servir para que puedan cumplir con sus responsabilidades operacionales, de información financiera o de cumplimiento. El intercambio de información se lleva a cabo en tres niveles: 

1. Estadístico: Trata la información en términos de "sorpresa". Es decir, si el contenido de un mensaje corresponde a las expectativas, el mensaje no contendrá información.
2. Semántico: Cuando se transmiten símbolos, ¿decodifica el receptor los signos para obtener el mismo significado que desea comunicarle al emisor?
3. Pragmático: Cuando se estudia la relación entre la información, el conocimiento y efecto de la misma. ¿Produce el mensaje la conducta del receptor que desea suscitar el emisor? 

- SISTEMA DE INFORMACIÓN CON EL CONOCIMIENTO. 

Un sistema de información es un sistema vivo, no es algo, sino un proceso en constante movimiento. Las organizaciones son receptoras de información y deben saber tratarla para ser competitivas, pero al mismo tiempo son generadoras de información. También influyen en el mercado, en las personas que trabajan en ella, en la sociedad. La retroalimentación se produce en los dos sentidos, cuando reaccionamos ante una situación, producimos una respuesta que a su vez provoca otra reacción.  Consiste en almacenar los conocimientos en bases de datos (u otro tipo de depósito accesible), de manera que cuando alguien los necesita pueda conseguirlos con facilidad. A esta estrategia se le da el nombre de estrategia de codificación. Funciona en aquellas empresas en las que los trabajos a realizar son siempre bastante parecidos entre ellos, de manera que el conocimiento es reutilizable. Se aplica generalmente en empresas en las que se quiere dar al cliente soluciones fiables, a precios razonables. La idea es simple: se extrae del conocimiento adquirido en una ocasión, los datos del cliente para el que se hizo el trabajo, y se colocan en una base accesible a todos los empleados.

Consiste también, en construir formas eficientes de comunicación entre las personas. Se parte de la idea de que el conocimiento a compartir es difícilmente codificable, y que sólo el contacto entre personas puede garantizar que pase de uno a otro miembro de la organización. En este caso, lo fundamental es que la gente disponga de maneras de comunicarse eficientemente. Esta estrategia se aplica en aquellas empresas en las que se dan soluciones altamente personalizadas al cliente, que busca como valor de la oferta, precisamente que le traten como un caso único, y que le traten personas capaces de inventar, más que simples implementadores de soluciones prototipo. Las personas que trabajan en estas empresas son creativas, capaces de utilizar sus capacidades analíticas para la solución de problemas complejos, diferencialmente únicos.

- SISTEMA DE INFORMACIÓN CON EL APRENDIZAJE.

Los Sistemas de Información son un elemento clave para el aprendizaje y la prevención de eventos adversos. El sector educativo necesita mejorar y fortalecer sus Sistemas de Información de tal manera que se disponga de estadísticas confiables y oportunas sobre el desempeño sectorial en todos sus niveles.  El sistema de información del sector educativo se ha concebido en dos niveles:

Ø  NIVEL NACIONAL: comprende la información estadística de cobertura, calidad e inversión tanto en educación básica y media como superior, y el sistema de apoyo a la gestión interna del Ministerio.

Ø  NIVEL TERRITORIAL: comprende el desarrollo del sistema de información de apoyo a los procesos operativos, de planeación y misionales de las secretarías de educación y de las instituciones educativas.

De acuerdo a Pilar Rico Montero (2003) las posibilidades que ofrece los Sistemas de Información para el desarrollo del proceso docente educativo son: 

• Facilita la observación e interacción con procesos que en ocasiones no es posible apreciar directamente en el medio circundante. 
•  Permite la interacción constante entre la fuente de información (computadora) y el usuario. 
• Aumenta el nivel de atención en los alumnos y es notable su influencia sobre el desarrollo emocional y la motivación. 
• El usuario adopta un papel activo en la construcción de sus conocimientos, se familiariza con los Sistemas de Información y la Comunicación y sus formas esenciales de trabajo, lo que incide de manera favorable en su cultura general e integral. 
• Contribuye al desarrollo de formas de razonamiento lógico, la actividad grupal y además a la formación de cualidades positivas de la conducta y la personalidad. 
• Fomenta la seguridad en la toma de decisiones. 
• Desarrolla el control muscular, la orientación espacial y la coordinación visual-motora. 
• Enriquece, desarrolla y perfecciona el lenguaje. 
• Favorece la creación estética y enriquece la vida espiritual.

BASES DE DATOS 

Un conjunto de información almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos. Base de Datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no predicable en tiempo. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen  programas  denominados Sistemas Gestores de Bases de Datos (abreviados SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Para que una Base de Datos pueda cumplir con su objetivo debe contar con ciertos elementos, entre los que podemos mencionar: 

Ø  DATOS: Es la parte esencial de la información, es decir, la información que llega a la base de datos.

Ø  ATRIBUTOS: Son los diferentes campos que conforman la estructura de una base de datos.

Ø  CAMPOS: Es la unidad más pequeña de datos.

Ø  REGISTRO: Es un conjunto de campos o atributos relacionados entre sí.

Ø  ARCHIVO: Es un conjunto de registros relacionados.

Entre los tipos de Base de Datos más conocidos tenemos:

- Base de Datos Jerárquica.

Es aquella donde los datos se presentan en nivel múltiples que represente con raíz y sus ramificaciones.

- Bases de Datos Red.

Es aquella que permite la conexión de los nodos en forma multidireccional, por lo que cada nodo puede tener varios dueños a la vez.

- Base de Datos Relacional.

En informática, tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla.

En una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro).

Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas.

Por ejemplo, si una tabla contiene los campos NUM-EMPLEADO, APELLIDO, NOMBRE y ANTIGÜEDAD y otra tabla contiene los campos DEPARTAMENTO, NUM-EMPLEADO y SALARIO, una base de datos relacional hace coincidir el campo NUM-EMPLEADO de las dos tablas para encontrar información,

Como por ejemplo los nombres de los empleados que ganan un cierto salario o los departamentos de todos los empleados contratados a partir de un día determinado. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de ambas. Por lo general, los productos de bases de datos para microcomputadoras o microordenadores son bases de datos relacionales.

 BIBLIOGRAFÍA.

• COHEN y ASIN. 2000 Sistemas de Información un enfoque de toma de decisiones. 3ª Edición. Mc Graw Hill. 
• GARCIA, CHAMORRO y MOLINA. 2000. Informática y Sistemas de Información. 1ª Edición. Mc Graw Hill. 
• http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/elementos 
• http://www.mercadotendencias.com/informe-coso-informacion-y-comunicacion/ 
• http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml 
• http://html.rincondelvago.com/sistemas-informaticos_2.html